Per la normativa completa e maggiori informazioni visita il sito http://www.fatturapa.gov.it/
La FatturaPA è una fattura elettronica ai sensi dell'articolo 21, comma 1, del DPR 633/72 ed è la sola tipologia di fattura accettata dalle Amministrazioni che, secondo le disposizioni di legge, sono tenute ad avvalersi del Sistema di Interscambio.
2) Aspetti Normativi Fatturazione PA
2.1 La fatturazione verso la PA
La Finanziaria 2008 ha stabilito che la fatturazione nei confronti delle amministrazioni dello stato debba avvenire esclusivamente in forma elettronica.
I soggetti della PA destinatari delle nuove regole e le disposizioni in particolare al meccanismo di assolvimento dell’IVA introdotto dalla legge di Stabilità per il 2015 in relazione alle cessioni di beni e alle prestazioni di servizi ( split payment ) si applicano alle operazioni effettuate nei confronti:
- dello Stato;
- degli organi statali ancorché dotati di personalità giuridica;
- degli enti pubblici territoriali e dei consorzi tra essi costituiti;
- delle Camere di Commercio;
- degli Istituti universitari;
- delle ASL e degli enti ospedalieri;
- degli enti pubblici di ricovero e cura aventi prevalente carattere scientifico;
- degli enti pubblici di assistenza e beneficienza;
- degli enti di previdenza;
2.2 Quali vincoli impone la fatturazione verso la PA
La fatturazione elettronica verso la PA prevede che:
- i fornitori appongano una firma elettronica qualificata al documento ( fattura ) inviato in formato elettronico, quindi serve un lettore smartcard, oppure un token USB.
- entro 15 giorni dall'emissione il documento venga archiviato digiltamente con conservazione sostitutiva, sia dal cliente che dal fornitore, nominando un Responsabile della conservazione Sostitutiva.
2.3 La conservazione sostitutiva
La conservazione sostitutiva rappresenta una procedura informatica che ha lo scopo di fornire un valore legale e validità equiparata al documento cartaceo ad un documento informatico.
2.3.1 Come procedere
- Le fatture La fattura emessa verrà esportata in flusso di dati strutturati (in formato XML), con gli stessi contenuti della classica fattura cartacea.
- La firma digitale Al file così costituito si apporrà una firma elettronica qualificata.
- L’indicizzazione Alla fattura in formato elettronico viene associato un sottoinsieme di dati (n° fattura, partita IVA del cliente e via dicendo), che consentono di “indicizzare” il singolo documento e di effettuare agilmente successive ricerche nell’archivio.
- Il lotto di conservazione La singola fattura diviene parte poi di un “lotto di conservazione”, che può raggruppare anche molte fatture (in genere, tutte le fatture emesse in un determinato arco temporale). Il lotto deve garantire sia l’ordine cronologico sia la completa continuità per ciascun periodo d’imposta, ovvero non si potrà avere in un lotto le fatture n° 1 e n° 4 senza aver inserito anche le n° 2 e la n° 3).
- La chiusura del lotto con marca temporale e firma I singoli lotti di conservazione vengono marcati temporalmente e firmati con firma elettronica qualificata, questa volta però dal Responsabile della Conservazione Sostitutiva.
- Conservazione del lotto temporale
I lotti di fatture verranno conservati per 10 anni, secondo normativa. dal Responsabile della conservazione sostitutiva.
2.4 Il responsabile della conservazione sostitutiva
La delibera del CNIPA n. 11/2004 e confermata nel 2009 dalla Agenzia delle Entrate all’art. 5 definisce i ruoli e responsabilità del “garante” del processo di conservazione sostituiva, che viene identificato con il contribuente che però può avvalersi un soggetto terzo ( ad es. una società esterna - una persona giuridica ). Bisogna precisare che nel caso in cui il soggetto contribuente è una persona giuridica ( ad es. società ) è possibile nominare come responsabile della conservazione una figura interna che abbia rapporti definiti con in soggetto contribuente ( ad es. amministratore, socio della 'azienda contribuente ).
2.4.1 Come deve procedere
- Definire le caratteristiche e i requisiti del sistema di conservazione, organizzare i contenuti e gestire le procedure di sicurezza e di tracciabilita’ che ne garantiscono la corretta conservazione, anche al fine di consentirne l’esibizione nel caso sia richiesta;
- Archiviare e rendere disponibili in relazione ad ogni supporto di memorizzazione le seguenti informazioni:
- la descrizione dei contenuti di tutti i documenti;
- la descrizione e l’identificazione del responsabile della conservazione;
- la descrizione e l’identificazione delle persone eventualmente delegate dal responsabile della conservazione, indicando i compiti di queste ultime;
- l’indicazione delle copie di sicurezza;
- Mantenere e rendere accessibile un archivio software con i programmi in gestione nelle eventuali diverse versioni;
- Verificare il funzionamento corretto del sistema e dei programmi di gestione;
- Assicurare la sicurezza fisica e logica del sistema usato per la conservazione sostitutiva e delle copie di sicurezza dei supporti di memorizzazione, adottando tutte le misure necessarie;
- Definire e trascrivere tutte le procedure di sicurezza che permettono di rispettare le norme che regolano l’apposizione del riferimento temporale;
- Assicurare che sia presente un pubblico ufficiale (tipicamente un notaio) in tutti quei casi in cui sia previsto il suo intervento, garantendo a quest’ultimo tutta l’assistenza e le risorse necessarie per il compimento delle sue attività;
- Verificare periodicamente la leggibilità effettiva dei documenti conservati, provvedendo, se necessario al riversamento diretto o sostitutivo del contenuto dei supporti. La cadenza di questi controlli non deve essere superiore ai cinque anni.
2.4.2 Come rendere disponibili i documenti archiviati
1) in formato telematico o su supporto cartaceo
2) possibilità di ricercarle per:
- cognome
- nome
- denominazione
- codice fiscale
- partita iva
- data o associazioni logiche ( lotti di conservazione )